日々の施工業務の中で欠かせない「報告書作成」。
PICOは、実際にご利用いただいている皆さまの声をもとに、現場によりフィットする形へと改善を続けていますが、報告書機能についても、「こんなふうにできたらベスト！」という現場の皆さまのご要望を受けながら、今回のアップデートにつながりました。
- 「現場ごとに違うフォーマットを登録したい」
- 「社内保管用と顧客提出用で記載内容を分けたい」
- 「同じ場所の定期施工でも2回目以降は簡易的な内容でいいんだけど」
- 「薬剤の表記レベルを調整したい」
特に報告書テンプレートについては各社様から最も多くの声をいただきました。
こうしたご要望の解決方法を丁寧に吟味して、報告書テンプレートの管理機能を大幅にアップデートしました！
テンプレートの統一化ではうまくいかない理由
当初は、どの現場も同じ報告書のテンプレートを統一して使う方が社内管理では合理的だと考えていました。
しかし報告書は本来、「伝える相手」と「目的」によって最適な形が変わるもの。
これをお客様の声から気づくことができました。
実際に現場では、
「同じテンプレートを使い回した結果、A案件では不要な項目の欄がそのまま残っていて、B案件では逆に必要な情報が書ききれない」
といった運用になっているケースも多く、慣れないうちは作成に時間がかかったり、確認しづらいなどの非効率や伝達ミスにつながることもあるようでした。
「必要な情報を、必要な形で出す」ためのテンプレートへ
今回の機能追加ではそんなお声をうけて、報告書テンプレートをより柔軟に、現場に合わせて設計できるようになりました。
① 記載項目を細かくコントロール
報告書に含める項目は、「入れる／入れない」を細かく調整可能です。
不要な項目はあらかじめ省き、必要な情報だけに絞った実務にフィットした報告書が作成できます。
② 社内用・顧客用で内容を出し分け
また、入力／表示の選択は、「入力もしない / 入力するが PDF（報告書）には載せない / 入力して PDF（報告書）にも載せる」の 3 通りの切り替えができるようになっています。
入力内容は社内で確認できるもの、PDFは顧客に提出するものとなるので、社内では詳細に記録したい内容だが、顧客には要点だけをわかりやすく伝えたい項目などは「入力するが PDF（報告書）には載せない」設定を便利に使っていただけます。
③ 顧客・案件・施工ごとにテンプレートを変更
テンプレートは一律ではなく、
- 顧客ごと
- 案件ごと
- 施工ごと
に合わせて変更できます。
例えば、
- 初回施工：詳細な情報をしっかり記載
- 2回目以降：要点のみ簡潔に記載
といった運用もスムーズに行えます。
④ 薬剤情報の“見せ方”も調整可能
現場で意外と悩まれるのが「薬剤の表記」とお聞きしました。
- 「薬剤使用」だけ分かればいい
- 薬剤名まで載せてほしい
- 薬剤と用途や数量まで記載してほしい
など現場の施主のご要望が千差万別だからだそうです。
そこで今回の機能では、表記の具体レベルまで柔軟に設定を可能にしました。
現場の声から生まれた機能です
実際の現場での入力や、報告書として送る際にどのような作業が発生しているかを詳しく伺う中で、さまざまな異なる設定の累積があることを実感しました。
- 顧客によって求められる情報が違う
- 同じ会社内でも運用ルールが異なる
- 現場ごとに最適な報告の形がある
PICOでは、こうした現場の実態に合わせて、「一律の管理」ではなく「柔軟な運用」ができることを重視しています。
ぜひご活用ください
今回の報告書テンプレート機能により、
現場や顧客に合わせた柔軟な報告書作成が可能になりました。
デモのご案内
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また、1 ヶ月無料のデモアカウントもご用意しております。お気軽にご連絡ください。