日報と勤怠を一画面で現場を楽に！〜お客様の声から始まる、PICOの進化〜

「日報」と「勤怠」。
役割も目的も別物のこの2つ、でも入力するタイミングや人は同じである場合が多いのではないでしょうか。

そしてこの2つが別々に管理されているせいで記録が二度手間になり、確認・集計も煩雑になりがちです。

PICOでは、そんなお客様のお困りの声から、「日報と勤怠を一緒に見たい」というニーズに向き合い、そこから勤怠管理から「出退勤＋休憩時間」というシンプルな記録だけ集計できる日報機能を設計しました。

今回は、その背景と新しく追加した日報機能についてご紹介します。

日報作成の「これで困っている」

私たちがお話を伺った企業様では、スケジュールはカレンダーアプリ、作業内容のやりとりはLINE、作業報告は紙やExcelなど、さまざまなツールを並行利用しているため、それぞれに必要事項を書き直さなければならないのが非常に面倒というお話でした。

また紙やExcelなど、事務所に戻らないと記入・提出ができないものもあり、非効率さが気になっていました。

さらに月末にはそれぞれに散らばっている記録をまとめ直すことになり、現場も事務方も両方が大変で誰も得をしない管理方法になっていると伺いました。

お客様のご要望をそっくりそのまま全部搭載したシステムを作ろうとすると、実はリスクも大きくなってしまいます。

・機能が増え、画面操作が複雑になる
・会社ごとのルール対応で多くのカスタム追加が必要になる
・とくに勤怠管理は複雑な情報設計が必要になり、事務方の操作が増大する
などのリスクです。

そこでPICOでは、
・現場で本当に困っているポイントはどこか
・現場や事務方の運用が楽になるポイントがどこか
・経営・労務・現場、三方よしになる落としどころはどこか
をヒアリングしながら丁寧に切り分けることにしました。

また今回は勤怠管理という絶対間違ってはいけない処理を含めるため、相談をさせていただいた企業様の社労士さんにご協力いただき、勤怠管理に関する監修をお願いしながら要件定義を行いました。

ヒアリングや相談の結果、以下のような最小構成に絞ることにしました。

書き出してみるとシンプルで特別感はないかもしれませんが、私たちが重視したのは現場や事務が本当に楽さを感じられること、使い続けられることです。

システムの導入は常に「複雑だと使われなくなる」というリスクが付き纏います。
だからこそ現場が無理なく続けられる形からスタートしました。

また社労士さんからのアドバイスで、Excelで出退勤の内容を出力できるようにできると、労務管理を社労士さんに依頼している企業の実務フローに合うという意見をもらいました。
今後は出力したものも見ていただき、内容がよければ本番環境にリリースしていきます。

現場だけに固執せず、経営・現場・事務の三方にとって良い形に落とし込む大切さを実感しました。

少し余談ですが、詳細な要件は個別確認が必要ですが、

この状態は、キャリアアップ助成金などの助成金申請の土台としても使いやすい形だそうです。「あとから慌てて書類を作る」のではなく、日々の記録がそのまま資産になる形をPICOで実現していきたいと思います！

見える情報が人によってまちまちだと、現場は現場の感覚しか持てず、経営は経営の数字にしか目がいかないという状況になりがちです。

PICOが目指しているのは、現場で入力された日報が、そのまま経営の判断材料になること。
そのために、これからもお客様の声を起点に進化するサービスでありたいと考えています。

「こうだったら助かる」
「ここが現場では困っている」

そんなありのままの困りごとをぜひお聞かせください！

業務整理や仕組みづくりをどう考えていくかお気軽にご相談ください！