定期管理の請求業務、PICOはここまで考えました

ペストコントロール業の定期管理契約では、施工だけでなく、請求まわりの事務作業も継続的に発生します。

毎月の請求、半期ごとの請求、前払い、後払い、入金確認、訂正、再発行……。
一つひとつは小さな作業でも、案件数が増えるほど大きな負担になっていきます。

PICOの請求機能は、このような定期管理ならではの「地味だけれど大変な請求業務」を、できるだけスムーズに進められるように設計しています。

害虫防除の定期管理契約は、一度契約を結んだら終わりではありません。

毎月、あるいは半期ごとに請求書を作成し、送付し、入金状況を確認する。
この作業が、契約期間中ずっと続きます。

たとえば、こんな悩みはないでしょうか。

PICOでは、こうした請求業務の負担を減らすために、請求サイクルの設定から入金管理までを一つの流れで管理できるようにしています。

案件ごとに請求サイクルを設定しておくと、PICOが請求タイミングに合わせて請求書の下書きを自動で作成します。

毎月末、隔月、半期ごとなど、契約に応じたルールを登録しておけば、担当者が毎回「そろそろ請求書を作らないと」と思い出す必要はありません。

請求対象のタイミングが来ると、下書きが請求一覧に表示されます。
あとは内容を確認して、必要に応じて送付するだけです。

請求書の作り忘れを防ぎ、月末の確認作業もスムーズになります。

定期管理契約といっても、請求方法は会社や契約によってさまざまです。

PICOでは、次のような設定に対応しています。

たとえば、半年分を前払いで請求する契約も、施工完了後にまとめて請求する契約も、案件ごとに設定できます。

「自社の請求ルールを、システムに合わせて変えなければならない」
のではなく、できるだけ実際の運用に合わせて使えるようにしている点が、PICOのこだわりです。

月末になると、多くの請求書をまとめて処理する必要があります。

PICOでは、請求一覧から対象の請求書を選択し、まとめて処理できます。

たとえば、選択した請求書のPDFを一括でZIPダウンロードできます。
郵送用に印刷する場合や、お客様ごとに送付準備をする場合にも便利です。

また、郵送やメール送付が完了した請求書については、まとめて「送付済み」に更新できます。

チェックボックスで対象を選ぶだけなので、「今月分の請求書をまとめて処理する」といった作業も、数クリックで進められます。

請求書を送った後に、顧客情報や請求設定を変更することもあります。

しかし、すでにお客様へ送付した請求書の内容まで後から変わってしまうと、管理上の問題が起きてしまいます。

PICOでは、請求書を送付した時点の内容をスナップショットとして保存します。

そのため、後から設定や顧客情報を変更しても、すでに送付済みの請求書の内容は保持されます。

訂正が必要な場合は、訂正版を新しく発行できます。
元の請求書も証跡として残るため、「いつ、どの請求を、どのように訂正したのか」を後から確認できます。

請求書は、作って送ったら終わりではありません。
その後の入金確認まで含めて、請求業務です。

PICOの請求一覧では、請求ステータスを分かりやすく管理できます。

といった状態ごとに整理されるため、どの請求がまだ入金されていないのか、どの請求が期限を過ぎているのかをすぐに確認できます。

入金を記録すれば、ステータスも更新されます。
催促が必要な請求を見落としにくくなり、入金管理の負担を減らせます。

請求サイクルの自動化、前払い・後払いへの対応、一括処理、訂正履歴の管理、入金状況の可視化。

どれも派手な機能ではないかもしれません。

しかし、毎月の請求業務に向き合う事務担当者にとっては、こうした細かい部分こそが日々の負担になります。

PICOは、害虫防除業界の実務に合わせて、施工管理だけでなく請求業務まで一つの流れで管理できるように作り込んでいます。

「定期管理の請求が大変」
「請求書の作成や入金確認に時間がかかっている」
「案件ごとの請求ルールをもっと分かりやすく管理したい」

そんな課題を感じている方は、ぜひ一度PICOをお試しください。