年末の大掃除、普段なかなか手をつけられない場所を整理すると、気持ちもスッキリしますよね。
PCO業界はとくに今の冬場の時期、約半年後の繁忙期に向けた準備や業務改善などにも着手できる重要な期間だと思います。
業務の整理整頓をするのに最適な「大掃除シーズン」、日頃「やらなければ…」と思っていたことの背中を押す情報をお届けします！
この時期での「業務の整理整頓」がおすすめな理由
業務改善のために課題を洗い出したり、新しいやり方を決めたりするときにネックになりやすいのは、社内全員への情報共有にムラができてしまうこと。
なぜ業務改善が必要なのか、背景や目的や具体的な方法などの情報を全社にしっかり届けようと思っても、現場が動いている時期は全員が集まることも難しく、大事なメッセージを届けきることができません。
そのため、現場がひと段落して全員が会社に集まれるこの時期を活用して、全員が自分ごととして考えられるような情報共有の場をつくることから始めましょう。
また、忙しいと「今は回っているからOK」となりがちですが、回っているうちに複雑化していくのが属人的な業務の怖いところ。
だからこそ、少し立ち止まれるこのタイミングで、「今のやり方は本当に最適か？」を見直すことが、来年以降の安定経営につながります。
どのように業務や課題を整理すればよいのか
まずは現状と課題を整理すること、それから何から着手するかの計画を立てていきましょう。
① 現状の業務の洗い出し
（例）
営業活動・・・顧客管理シート
問合せ対応・・・メール、問合せ管理シート
調査
見積作成
施工予定調整
施工
報告書作成
承認作業
請求書作成
入金管理
振込作業
こんなふうにざっくりと業務の流れを辿って書き出したら、業務で使っているファイルやツール、主な担当者も書き出していきます。
② 困っている点・モヤっとしている点を確認する
一覧を眺めながらそれぞれの業務で以下のような課題がないか、もっと効率よくしたい点がないかを書き出しましょう。
- 他に比べて時間がかかっている
- ミスが起きやすい
- 人によってやり方が違う
- いつも誰かに聞いている
- 複数のファイルに情報が散らばっている
- 1人しかその業務を知っている人がいない
- 引き継ぎが大変
なるべく業務に関わる全員でざっくばらんに意見を出していけるようにすると、そこにより良い改善のヒントを見つけられます。
意見出しは、上で紹介した洗い出しシートに直接書き込んでもいいですが、全員でホワイトボードなどにざっくばらんに意見を書いた付箋を貼っていくのもおすすめ。
体を動かしながらやることで場が活性化し、意見を出しやすい空気づくりにつながります。
③ 来年に向けた「業務改善の計画」を立てる
現状と課題が見えてきたら次は計画ですが、大切なのは「一気に全部変えようとしないこと」です。
現場の業務に影響するほどの負担がかかってしまうと社内の足並みも揃わなくなってしまいます。
まずは一番改善したい業務を1つ決めて、そして年明けに行う最初の一歩を明確にしておいてはいかがでしょうか？
- 一番改善したい業務を1つだけ決める
- 年明けに着手する最初の「一歩」を明確にしてスケジュールに入れる
「誰が・いつまでに・何をするか（何がゴールか）」を決めておくと、改善が“やりっぱなし”にならず、しっかり定着します。
新しい業務管理の仕組みづくりをお手伝いします
私たちは、業務整理や改善を検討されている企業様のお話を伺う中で、
- カレンダーアプリだけの予定管理やExcel管理に限界を感じている
- 情報を探すのも一苦労なことが多いので一括管理したい
- 人が増えてきて混乱が生じている
- 古くからいる社員が退職してから業務に必要なデータにアクセスできなくなった
などのお困りごとをたくさんお聞きしてきました。
すぐにPICOの導入をご検討いただけたらそれはとても嬉しいことですが、一気にやり方を全部変えることの難しさも実感として知っています。
現場で活躍する方々を本当の意味で楽にしたい私たちだからこそ、現状の業務フローの再確認や課題となっているところ、ボトルネックなどの情報整理から伴走させてもらいます。
現在のやり方の棚卸しから、何月に何を達成したいか、そのための人員配置や導入スケジュール、導入後の振り返りなど、業務改善という一大プロジェクトのPDCAを私たちも当事者の視点に立って、一緒に回していきます！
業務整理や仕組みづくりをどう考えていくかお気軽にご相談ください！