報告書は「書ける項目から」｜現場記録と見積を使いやすくしました

現場から戻って報告書を開き、「どこまで入力しただろう」と迷ったことはないでしょうか。

これまでのPICOの報告書は、施工内容から順番に進む形式でした。順番どおりなら迷いにくい一方で、途中の項目だけ直したいときも、最初から画面をたどる必要がありました。お客様に会えたので署名だけ先にもらいたい、という場面でも順番が制約になっていました。

今回、報告書の入力画面を項目ごとのカード形式に改めました。あわせて、作業時間と位置の記録、見積作成時のサービス構成品目の展開にも対応しています。

書ける項目から入力できる

報告書を開くと、設定に応じて、施工内容、使用薬剤・資材、目視調査、施工日時・担当者、コメント・提案、写真、顧客署名などのカードが並びます。

上から順に進む必要はありません。現場で写真だけ先に追加する、事務所で薬剤の使用量を確認するなど、そのときに書ける項目から入力できます。

カードには「4件未入力」「入力なし」「未署名」など、現在の状態が表示されます。一覧を見れば何が残っているか分かるため、入力漏れに気づきやすくなりました。

複数人で同じ報告書を分担することもできます。ほかの人が入力中の場合は担当者名が表示されるため、現場と事務所で作業が重なっても状況を確認できます。

通信が不安定な現場で保存に失敗した場合は、入力内容を画面に残したまま「保存エラー」と再保存の操作を表示します。通信が戻ったあとに、入力し直さず保存をやり直せます。

ほかの端末で同じ項目が更新された場合も、入力中の内容を勝手に消しません。「更新あり」として知らせ、最新の内容を取り込むかどうかを確認できるようにしました。

現場では、報告書を書き終えてから署名をもらうとは限りません。作業中にお客様に会えたら、その場でお願いし、報告書の続きはあとから入力することもあります。

顧客署名も1枚のカードです。ほかの項目の入力が終わっていなくても開けるため、会えたタイミングで署名だけ先にもらえます。

署名を受け取ると、カードに署名済みであることが表示されます。二重にお願いしたり、もらい忘れたまま現場を離れたりすることを防げます。

お客様が不在だった場合も、同じカードから記録できます。

現場で作業開始と作業終了を押すと、実際に作業した時間が記録されます。

記録した時間は、報告書の「施工日時・担当者」に反映されます。予定時刻ではなく実績を使えるため、作業後に時間を思い出して入力し直す手間を減らせます。

1回の訪問に複数の施工があり、自分がそれぞれを担当している場合は、対象の施工をまとめて開始できます。1件ずつ開始操作をする必要はありません。

会社設定で有効にすると、作業開始・終了時に位置情報の取得を試み、その結果を記録します。

地下や建物の奥など、位置情報を取得しにくい現場もあります。位置を取得できなかった場合は、その事実を記録したうえで作業を続けられます。位置情報が取れないことを理由に、現場の操作を止めません。

位置記録を使うかどうかは会社ごとに選べます。「使用しない」に設定した場合、端末の位置情報は取得も保存もしません。

現場の報告に加えて、見積作成の流れも改善しました。

ネズミ防除、ゴキブリ防除などのサービスを選ぶと、あらかじめサービスに紐づけた品目が数量・単価付きで展開されます。今回の数量に直し、不要な品目を外してから、必要なものをまとめて明細へ追加できます。

追加した見積明細にはサービスのチップが付きます。サービス情報はコピーや再見積にも引き継がれ、受注後に施工計画を作るときにも自動で反映されます。経営分析の受注内訳も、サービス単位で集計できます。

今回の更新で目指したのは、機能の数を増やすことよりも、次に何をすべきか迷う場面を減らすことです。

順番に縛られない。署名済みか分かる。保存に失敗しても入力をやり直さない。作業時間は開始・終了を押すだけで残る。見積明細を一から入力し直さない。現場と事務所のどちらでも、目の前の作業に集中できる流れへ整えました。