案件進捗ボードとは
案件進捗ボードは、施工・報告書・見積・請求 の進捗状況をひとつの画面でまとめて管理するダッシュボードです。
「いま何が遅延しているか」「誰が承認待ちか」「未送付の請求書があるか」「もうすぐ再契約が必要な案件はあるか」を 1 画面で把握できます。
アクセス方法
サイドバーの 案件 → 案件進捗ボード を開きます。
上部の絞り込み
画面の上にある 2 つの絞り込みで、ボード全体の表示範囲を変えられます。
| 絞り込み | 説明 |
|---|---|
| 営業所 | 営業所ごとに絞り込み |
| 担当 | 「すべて」「自分」または特定のユーザーに絞り込み |
担当 は、KPI カード・下のタブ (施工 / 報告書 / 見積 / 請求)・再契約リマインドのすべてに効きます。選んだ人が「関わっている」ものだけが残ります。区画ごとに拾う範囲が違います。
| 区画 | 選んだ人が関わっているもの |
|---|---|
| 施工 | その施工の担当者、または案件の担当者になっている |
| 報告書 | 施工の担当者・案件の担当者・報告書の作成者のどれか。未承認では、いま承認する番の人と、承認を申請した人も含む |
| 見積 | 見積の担当者、または案件の担当者になっている (施工の担当者だけでは含まない) |
| 請求 | 請求書の担当者、または案件の担当者になっている (施工の担当者だけでは含まない) |
| 再契約リマインド | 案件の担当者、またはその案件の施工の担当者になっている |
以前の施工タブにあった「施工担当」の絞り込みは、この「担当」にまとめました。期間 (今日 / 今週 / 今月 など) は施工タブの中で選びます。
KPI カード
画面上部に主要な KPI が、施工 / 報告書 / 見積 / 請求 の 4 カテゴリでグルーピングされて表示されます。
施工
| KPI | 説明 |
|---|---|
| 未施工 | 本日 (期間内) の施工予定で未着手のもの |
| 施工遅延 | 予定日を過ぎても完了していない施工 |
| 報告遅延 | 施工完了から提出期限を過ぎても報告書が未提出 |
報告書
| KPI | 説明 |
|---|---|
| 未承認 | 承認リクエストが出されているが未承認 (承認機能オン時) |
| 送付待ち | 承認済みで送付待ちの報告書 |
| 送付遅延 | 提出から送付期限を過ぎた報告書 |
見積
| KPI | 説明 |
|---|---|
| 下書き | まだ送付していない見積 |
| 送付済み | 顧客に送付して受注確定/失注待ちの見積 |
| 有効期限切れ | 見積有効期限を過ぎたもの |
請求 (請求機能オン時)
| KPI | 説明 |
|---|---|
| 下書き | まだ送付していない請求書 |
| 入金待ち | 送付済みでまだ入金されていない請求書 |
| 期限超過 | 支払期限を過ぎた請求書 |
各 KPI カードをクリックすると、下部のタブが該当ステータスにフィルタリングされた状態で開きます。
再契約リマインド
1 ヶ月以内に契約期間が終了する案件が一覧表示されます。対象がない場合は「対象の案件はありません」と表示されます。
期限が近づいた案件をここで把握し、再契約 や顧客へのフォローに繋げます。
詳細タブ
案件進捗ボード下部にタブ形式の一覧があります。
| タブ | 表示内容 | 表示条件 |
|---|---|---|
| 施工 | 施工単位の進捗 (ステータスで絞り込み) | 常に表示 |
| 報告書 | 報告書の進捗 (ステータスで絞り込み) | 常に表示 |
| 見積 | 見積の進捗 | 見積・受注機能が有効な場合 |
| 請求 | 請求書の進捗 | 請求機能が有効な場合 |
施工タブ
状態で絞り込めます (未施工 / 進行中 / 完了 / 施工遅延 / 報告遅延)。
各行: 施工名 / 日付 / 担当者名 / ステータスバッジ / 詳細ボタン。施工遅延 のときは、行の先頭にチェック欄が出て、まとめて「完了」にできます (まとめて変更する)。
報告書タブ
承認・送付の状態で絞り込めます (未承認 / 送付待ち / 送付遅延)。
各行: 報告書名 / 施工名 / 作成者 / 詳細ボタン (送付遅延は 施工名 / 担当者 / ステータス / 詳細ボタン)。送付遅延 のときは、行の先頭にチェック欄が出て、まとめて「送付済み」にできます (まとめて変更する)。
見積タブ / 請求タブ
それぞれのドキュメントの一覧と、状態の絞り込みが表示されます。
まとめて変更する
溜まった遅延を 1 件ずつ開かずに片付けるための操作です。行の先頭のチェック欄で選び (「表示中をすべて選択」も使えます)、下に出るボタンを押します。確認の画面で件数を確かめてから実行します。
| 区画 | ボタン | 変わる状態 | 使う場面 |
|---|---|---|---|
| 施工タブの施工遅延 | 完了にする | 未施工 → 完了 | 作業は終わっているが、PICO で報告書を作らずに済ませた施工 |
| 報告書タブの送付遅延 | 送付済みにする | 報告済み → 送付済み | 報告書を PICO から送らずに (手渡し・別のメールなど) 渡した施工 |
- 完了にした施工には、報告書を作れなくなります。 報告書を作る予定がある施工は選ばないでください
- 完了日時は、今日ではなく 施工の予定終了日 になります (経営分析で古い作業が今月に入らないようにするため)
- 施工がすべて完了になった案件は、案件も自動で完了になります
- 送付済みにしても、メールは送りません。 状態が変わるだけです
実行すると、画面の下に「N件を完了にしました」などの通知と 元に戻す ボタンが出ます。戻せるのは、この通知が出ている間 (約 8 秒) だけです。元に戻すと、施工は未施工 (送付済みは報告済み) に戻ります。自動で完了になった案件は完了のまま残るので、件数の案内に従って案件の画面で戻してください。
一時停止中の施工、打刻で管理している施工、旧方式の都度請求が設定された案件の施工などは対象外です。対象外があったときは、通知に件数と理由が出ます。
使い方の例
朝のチェック
朝の業務開始時に案件進捗ボードを開いて、未施工 と 施工遅延 を確認します。上の 担当 を「自分」にすると、自分が関わっている分だけを見られます。遅延案件は担当者に声をかけたり、優先順位を入れ替えたりします。
作業は終わっているのに未施工のまま残っている施工は、施工遅延の一覧でまとめて「完了」にできます。PICO から送らずに渡した報告書が送付遅延に溜まっているときは、まとめて「送付済み」にします。どちらも まとめて変更する を参照してください。
月末のチェック
月末は 報告遅延 と 送付遅延 をチェック。提出が滞っている報告書を一覧で見て、今月中に処理する優先順を決めます。
再契約タイミングの管理
再契約リマインド で 1 ヶ月以内に契約期間が切れる案件を確認し、早めに顧客へ提案します。