案件とは
案件は、顧客との 1 つの契約をまとめる 箱 です。案件という箱の中に、施工計画・見積・請求書を入れ、受注金額や請求の予定を一元管理します。
| 案件の箱に入るもの | 役割 |
|---|---|
| 施工計画 (1 つ以上) | いつ・何回・どこで施工するかのテンプレート |
| 見積 (任意・複数) | 提案・受注額の根拠 |
| 請求書 (複数) | 施工実績に基づく請求 |
| 受注金額 / 請求計画 | 案件のメタ情報 |
契約期間 は案件自体には保存されません。中に入っている施工計画の 開始日 〜 終了日 から自動で算出され、案件詳細ページに表示されます。
PICO では、案件を 単独で 新規作成する画面はありません。後述の経路で施工計画や見積を作成する流れの中で、必要に応じて新しい案件 (箱) が一緒に作られます。
案件の作成経路
案件は以下のいずれかの経路で作成されます。どの経路でも、紐づける顧客が事前に登録されている必要があります。
経路 1: 施工計画から作成
施工計画を作る際に「新規案件で作成」を選ぶと、新しい案件が施工計画と一緒に作られます。
- サイドバー上部の 「+」 ボタン → 施工計画 → 施工計画を作成 (または案件一覧の「新規作成」ボタン)
- 顧客を選択
- 新規案件で作成 カードを選び、案件名・営業所・担当者などを入力
- 続けて施工計画 (繰り返し設定・単発施工) を入力
- 保存 をクリック
詳しくは「施工計画を作成する」をご覧ください。
経路 2: 見積の受注確定から作成
受注確定した見積から案件を作成できます。見積で詰めた金額・サービス内容を案件に引き継げます。
- 受注確定する見積を開きます
- 受注 ボタンをクリック
- 新規案件を作成 を選んで案件名を入力
- 作成 をクリック
詳しくは「受注を確定する」をご覧ください。
アクセス方法
作成済みの案件は次の場所から確認できます。
- パソコン — サイドバーの 案件 → 案件 を開きます
- スマートフォン — ホーム画面の 案件 タイルをタップします
案件のステータス
| ステータス | 説明 |
|---|---|
| 進行中 | 施工が進行している状態（初期値） |
| 完了 | すべての施工が完了した状態 |
| 一時停止 | 案件を一時的に停止している状態 |
| 中止 | 案件を取りやめた状態 |
ステータスは、案件の詳細ページの見出しにある ステータスのチップ (▼) から変更できます。今の状態から選べる変更先だけが表示され、変更する前に、一緒に変わるものを確認する画面が出ます。
| 今の状態 | 変更できる先 |
|---|---|
| 進行中 | 完了 / 一時停止 / 中止 |
| 一時停止 | 再開 (進行中) / 中止 |
| 完了 | 進行中に戻す |
| 中止 | 進行中に戻す |
| 変更 | 一緒に変わるもの |
|---|---|
| 完了にする | まだ実施していない施工は中止になり、下書きの請求書は削除されます (進行中に戻しても元に戻りません) |
| 一時停止にする | 終わっていない施工をすべて一時停止します。作業中の施工は作業記録が自動で終了します |
| 中止にする | すべての施工計画と、まだ実施していない施工を中止にします |
| 中止から進行中に戻す | 案件を中止したときに一緒に中止した施工計画が元に戻ります (それより前に個別に中止した計画は戻りません) |
完了・一時停止・中止の案件には、施工計画を追加できません。追加するときは、先に案件を進行中に戻してください。
案件が「完了」に自動で進むかどうかは、請求機能のオン/オフ で変わります。
- 請求機能オフ — すべての施工計画が完了した時点で、案件は自動で「完了」になります
- 請求機能オン — すべての施工計画が完了しても、紐づく請求書がすべて入金済みになるまで 案件は「進行中」のままです (請求書が 1 件も無い案件も「進行中」のまま)
施工計画を 1 つずつ中止して、すべての計画が中止 (施工の済んだ計画が 1 つも無い) になったときは、案件は自動で「中止」になります。
手でステータスを変えた案件は、その変更が優先されます。たとえば完了を進行中に戻した案件は、次に施工の完了や入金を記録して条件がそろったときに、また自動で完了になります。
案件一覧
サイドバーの 案件 → 案件 から一覧を確認できます。
検索・フィルター
- 案件名・顧客名でのキーワード検索
- ステータスタブ (進行中 / 完了 / 一時停止 / 中止 / 削除済み / すべて)
- 「絞り込み」ボタンで担当者・営業所などのさらに細かいフィルター
一覧で見える情報
| 表示 | 内容 |
|---|---|
| 案件名 | クリックで詳細ページに遷移 |
| 顧客 / 施工場所 | 紐づく顧客・現場 |
| 契約期間 | 施工計画から算出された期間 |
| 施工 X / Y | 完了済み / 全件 (報告書件数も併記)。中止した施工は数に含めず「(中止 n)」と分けて表示し、すべて中止なら「すべて中止 (n件)」と表示 |
| 請求 X | 紐づく請求書の件数 |
| ステータスバッジ | 進行中・期限切れ など |
案件の詳細ページ
案件をクリックすると詳細ページが開きます。上部に顧客名と案件名、ステータスのチップ、契約期間が表示され、その下のタブで項目を切り替えます。
| タブ | 内容 |
|---|---|
| 概要 | 案件情報・顧客・自社担当・受注金額 / 経費 / 粗利・社内ノート |
| 施工計画 | 案件の施工計画と、その施工予定の一覧 |
| 点検対象 | 案件で点検するトラップ・設置機器 |
| 年間計画 | 月ごとの施工の予定 (施工計画があるときに表示) |
| 見積 | 案件の見積 (見積機能が有効な場合) |
| 請求 | 請求計画と請求書 (請求機能が有効な場合) |
| 書類 | 契約書・納品書 |
| 図面 / ファイル | 案件の図面と添付ファイル |
| 設定 | 見積・報告書の名義の既定と、報告書の作り方・送付先 (後述) |
スマートフォンでは、よく使う項目がタブに並び、残りは 項目一覧 から開きます。
ここから以下の操作を行えます。
| 操作 | 場所 |
|---|---|
| 施工計画の作成 | 「施工計画」タブ |
| 受注金額の設定 | 「概要」タブの受注金額 |
| 帳票の名義・報告書の設定 | 「設定」タブ (後述) |
| 請求の設定 | 「請求」タブの請求計画 (請求機能が有効な場合) |
| ステータスの変更 | 見出しのステータスのチップ (▼) |
| 案件情報の編集 | 「概要」タブの案件情報の 編集 |
| 再契約 | 「概要」タブの案件情報の 再契約 (契約を更新して新しい案件を作成) |
案件単位の設定 (報告書 / 請求)
報告書と請求の設定は、顧客の設定を引き継いだうえで、案件ごとに変えられます。
設定タブ
設定タブでは、その案件の帳票 (見積・報告書) について次の項目を上から順に設定します。
| 項目 | 内容 |
|---|---|
| 帳票の名義 | 見積: 発行者 (自社 / 元請) と宛先 (案件の顧客 / 手入力) の既定。報告書: 報告書 PDF の発行名義 (自社名義 / 元請名義)。どちらもこれから作る帳票に使われ、作成済み・送付済みの帳票の名義は変わりません |
| 報告書 | 報告書の提出を必須にするか、提出期限 |
| 送付 | 送付方法、送付期限 (「施工が終わってから n 日以内」または「報告書の提出から n 日以内」)、送付先と追加の宛先 |
| テンプレート | この案件で使う報告書テンプレート |
| 施工 | 施工日を固定するか (顧客から日付の指定がある案件。施工日を変えるときに確認が出ます) |
案件を作成した時点で、これらの設定は 紐づく顧客の設定から自動的に引き継がれます。多くの場合、顧客側で 1 度設定しておけば、その顧客のすべての案件で同じ運用になります。「この案件だけ別のテンプレートを使いたい」といったときは、このタブで案件単位に変更します。
案件単位で変更しても、顧客側の設定は変わりません。あくまでその案件にだけ反映される個別設定です。
請求の設定
請求の予定 (いつ・いくら請求するか) は、案件詳細の 「請求」タブの請求計画 で設定します。詳しくは「請求計画で定期的に請求する」をご覧ください。
以前からある案件で、旧方式の請求設定 (請求サイクル) を使っている場合は、請求計画の下に旧設定が表示されます。旧設定については「旧請求設定（以前からの案件）」をご覧ください。
設定の優先順位
PICO は 会社 → 顧客 → 案件 の順で設定が上書きされます。案件で個別設定した項目はその案件で最優先され、未設定の項目は顧客 → 会社 の順にフォールバックします。
報告書テンプレートについては「報告書テンプレートを管理する」をご覧ください。
次にすること
案件が作成された後は、以下のステップに進みます。
- 施工計画を作成する — 繰り返し・単発の施工スケジュールを設定します
- 受注金額を設定する — 必要に応じて予算を設定します
- 現場で施工を実施する — スケジュールに沿って施工を行います
- 報告書を作成する — 施工記録をもとに報告書を生成します