報告書を作成する
報告書は 施工内容 をベースに、使用した薬剤・資材、施工日時、担当者、コメント、写真、顧客署名などを加えて仕上げる書類です。
パソコン・スマートフォン・タブレットのいずれでも、入力項目が カード で並びます。上から順番に進む必要はなく、現場で書ける項目から入力できます。
前提: 報告書を作成する施工と、その施工に紐づく 施工内容 があること
アクセス方法
施工詳細ページの 報告書作成 または 報告書を書く を選びます。
すでに報告書を作成している場合は、報告書編集 から同じカード一覧を開けます。現場では「本日の施工」から対象の施工を開くと近道です。
カードから書ける項目を選ぶ
報告書を開くと、適用中の報告書テンプレートに合わせて必要なカードが表示されます。
| カード | 入力する内容 |
|---|---|
| 施工内容 | 図面・リスト、資材カテゴリ、トラップ、設置機器、メモ、写真 |
| 使用薬剤・資材 | 報告書に記載する品目と使用量 |
| 目視調査 | 対象種、生息状況、確認場所 |
| 施工日時・担当者 | 実際の作業時間と担当者 |
| コメント・提案 | お客様向けコメント、改善提案、社内ノート |
| 写真 | 報告書に添付する施工写真 |
| 顧客署名 | お客様の署名、または不在の記録 |
使用薬剤・資材 と 目視調査 などは、報告書テンプレートの設定により表示されない場合があります。詳しくは「報告書テンプレートを管理する」をご覧ください。
カードを選ぶと、その項目だけを編集できます。入力後は、新規作成では 保存して戻る、作成済み報告書の編集では 反映して戻る を選びます。
一覧で入力状況を確認する
カードには、入力内容の要約と現在の状態が表示されます。
| 表示 | 意味 |
|---|---|
| 未入力 | まだ内容を入力していない |
| 〇件未入力 | 点検などで入力が残っている |
| 入力なし | カードを確認し、該当内容なしで保存した |
| 未署名 | 署名・顧客不在のどちらも記録していない |
| 保存中… | 入力内容を保存している |
| 更新あり | ほかの人が同じ項目を更新した |
| 保存エラー | 通信などの理由で保存できていない |
| 入力エラー | 必須項目など、修正が必要な入力がある |
入力エラーがある場合は、該当カードを開いて表示された項目を修正してください。
保存と通信エラー
画面下部には次の操作があります。
| ボタン | 動作 |
|---|---|
| 下書き保存 | 入力途中の内容を保存し、この画面に留まる |
| 変更を保存 | 作成済み報告書の変更を保存する |
| 入力内容を確認 | 全体を保存してプレビューへ進む |
保存できなかった場合も、入力内容はその画面に残ります。通信状態を確認し、表示される もう一度保存 を選んでください。
保存エラー が表示されている間は、クラウドへの保存は完了していません。入力内容が画面に残っていることを確認し、保存に成功してから画面を閉じてください。
保存していない内容がある状態で別の画面へ移動しようとすると、離脱を防ぐための確認が表示されます。
複数人で同じ報告書を入力する
同じ報告書を複数人で分担できます。ほかの人が入力している場合は、カード一覧に名前や 〇人が同時入力中 と表示されます。
同じカードが別の端末から更新された場合、入力中の内容を勝手に消さず 更新あり として知らせます。内容を確認してから 最新内容で置き換える または 最新を取り込む を選んでください。
入力を完了しても、ほかの担当者が入力中の場合はその人の作業を止めません。全員の入力状況に応じて、確定または承認申請へ進みます。
施工内容を入力する
施工内容 カードでは、図面を使う方法と図面なしで入力する方法を選べます。すでに施工内容がある場合は、図面・カテゴリ・設置機器などが引き継がれた状態で開きます。
スマートフォンでは施工内容の編集面が下から開き、図面やリストを中心に操作できます。資材・機器などの入力シートは編集面より前面に表示されます。
詳しいタッチ操作は「スマートフォンで施工記録する」をご覧ください。
作業時間と位置記録
会社設定で現場作業の記録を有効にしている場合、カード一覧から 作業開始・作業終了・作業を再開 を操作できます。
記録した実績は 施工日時・担当者 カードに反映されます。予定時刻と異なる内容を報告書に載せたい場合は、このカードで修正してください。
位置記録が有効な会社では、作業開始・終了時に位置取得の成否も記録します。位置を取得できなかった場合でも、作業そのものは続けられます。
打刻のしかたは「作業時間と位置を記録する」をご覧ください。
顧客署名・顧客不在
お客様に会えたタイミングで 顧客署名 カードを開きます。報告書のほかの項目をすべて書き終えている必要はありません。
- 顧客署名 — 画面に直接署名していただく
- お客様は不在だった — 署名を受け取れなかったことを記録する
署名または不在の記録が完了すると、カード一覧で状態を確認できます。
確定・承認・送付済みなど、内容が固定された報告書では署名を書き換えられません。訂正が必要な場合は、報告書の状態と社内の承認手順を確認してください。
写真を追加する
写真 カードから端末のカメラまたは写真ライブラリを使って画像を追加します。アップロード中は 写真を準備中… と表示されます。
保存後はカード一覧に写真のサムネイルが表示されます。保存に失敗した場合はエラー表示を確認し、通信が戻ってから再度保存してください。
プレビュー画面
入力内容を確認 に進むと、A4 1 ページ形式のプレビューが開きます。お客様に見える形そのままです。
この画面から以下の操作が行えます。
いまどの段階かは、左上の表示で分かります
画面左上に、その報告書がいまどの段階かが出ます。表示だけで、押しても何も起きません。
| 表示 | 意味 |
|---|---|
| 報告済 | 確定した。まだ承認も送付もしていない |
| 承認済み | 承認が下りた。以降この版は編集できない |
| 送付済み | お客様に送った。以降この版は編集できない |
| 顧客不在 | 署名をもらえないまま送付した記録 |
施工そのものの状態（作業完了・未施工に戻す など）を変えたいときは、施工詳細の画面で操作します。
報告書を確定する
入力が終わったら 報告書を確定 を押します。確定すると「この内容で報告する」と決めた状態になり、送付や承認に進めます。
承認を使っている営業所では、このボタンが「承認を申請」に変わります。 どちらも「入力を終えてここから先へ進める」操作で、承認の要否は営業所の設定で決まります。 詳しくは「報告書の承認」をご覧ください。
確定したあとに直したとき
確定後に内容を書き換えると、プレビューの上に警告が出ます。
確定後に内容が変更されています。再確定してください。
報告書を再確定 を押すと、いまの内容で確定し直して警告が消えます。押し忘れても送付自体は止まりませんが、お客様に届く内容と「確定した内容」がずれたままになるので、直したら再確定してください。
承認・送付が済むと、その版は編集できなくなります。 内容を直したいときは ⋮ メニューの 編集して再発行 を使います。元の報告書は履歴として残り、 編集用の新しい版が作られます（承認を使っている場合は、もう一度承認が必要です）。
そのほかの操作
画面右上の ⋮ から操作します。中身はその報告書の段階によって変わります。
| 項目 | 動作 | 出るタイミング |
|---|---|---|
| 入力内容を修正 | 報告書をカード一覧で開き直す | 確定前・確定後（承認/送付の前まで） |
| 編集して再発行 | 元を履歴に残して、編集用の新しい版を作る | 承認済み・送付済み |
| PDFダウンロード | 報告書を PDF として保存（詳しくは「報告書を PDF・メールで送付する」） | 常に |
| 適用テンプレ | この報告書に当たっているテンプレートを確認 | 常に |
| ファイルを追加 | 報告書とは別に追加ファイルを添付 | 常に |
送付は ⋮ ではなく、上部の 送付 ボタンから行います。送付済みの報告書では、同じ場所が 送付履歴 に変わります。
署名も不在の記録もないまま送付しようとすると、確認のメッセージが出ます。そのまま進めた場合は 顧客不在 として記録されます。
適用テンプレートを確認する
報告書のレイアウトや表示項目は 報告書テンプレート で決まります。プレビュー画面の上部に「適用テンプレ: 〇〇」と表示されており、クリックするとテンプレート設定画面に移動できます。
詳しくは「報告書テンプレートを管理する」をご覧ください。
報告書を後から開く
サイドバーの 予定 → 報告書 から報告書一覧を開けます。施工詳細ページから 報告書編集 を選ぶこともできます。
関連
- 施工内容を作成する — 報告書のベースになる作業記録
- スマートフォンで施工記録する — 図面・リストのタッチ操作
- 作業時間と位置を記録する — 打刻と位置記録
- 資材使用量を入力する — 数量と単位の入力
- 報告書をPDF・メールで送付する — お客様への提出
- 報告書の承認 — 管理者の確認と承認申請
- 報告書テンプレートを管理する — 表示するカードとPDF項目の設定