報告書を作成する
報告書は 施工内容 をベースに、施工日時・担当者・コメント・写真などを加えて仕上げる書類です。仕上がった報告書はその場で PDF ダウンロード、メール送信、顧客署名、社内承認に進めます。
前提: 報告書を作成する施工と、その施工に紐づく 施工内容 があること
アクセス方法
施工詳細ページの右上にある 報告書作成 ボタンをクリックします。
すでに作成済みの場合、同じボタンが 報告書編集 に切り替わります。
入力の流れ
報告書作成は、適用中の報告書テンプレートに合わせて必要なステップだけ表示します。
| ステップ | 内容 | 表示条件 |
|---|---|---|
| 施工内容 | 図面・リスト、資材カテゴリ、設置機器、メモ、写真 | PCO・機器点検 |
| 資材使用量 | 使用した薬剤・資材と数量 | PCOで対象資材がある場合 |
| 基本情報 | 施工日時・担当者など | 常に表示 |
| 目視調査 | 対象種・生息状況・確認場所 | PCOでテンプレート設定がON |
| コメント・提案 | お客様向けコメントと改善提案 | 常に表示 |
| 写真 | 報告書に添付する写真 | 常に表示 |
施工内容
最初に入力方法を選びます。パソコンなどの広い画面では 図面あり / 図面なし / アップロード、スマートフォン画面では 図面を使う / 図面なしで入力 を表示します。すでに施工内容がある場合は、図面・カテゴリ・設置機器などが引き継がれた状態で開きます。
図面とリストを切り替えながら内容を確認し、必要な箇所だけ修正します。作成済みのPDFや画像をそのまま使う場合は アップロード を選びます。詳しくは「施工内容を作成する」をご覧ください。
右下の 記録して次へ または 次へ で、次のステップに進みます。
資材使用量
施工内容から使用資材が自動展開されます。数量を入力し、不足している薬剤・資材があれば追加します。詳しくは「資材使用量を入力する」をご覧ください。
基本情報・目視調査・コメント・写真
残りのステップで、施工の事務的な情報とお客様向けの内容を入力します。
| セクション | 内容 |
|---|---|
| 基本情報 | 施工名・施工開始日時・施工終了日時・担当者 (営業所機能と承認が有効な場合は監督者も表示) |
| 目視調査 | 対象種ごとの生息状況・確認場所を行で追加 (生息状況マスタ の段階から選択) |
| コメント・提案 | お客様向けのコメントと改善提案。それぞれ 定型文 から選択可 (設定 → コメント・提案定型文) |
| 写真 | ドラッグ＆ドロップ or 画像を選択。最大 10 ファイル、1 ファイル 30MB まで (JPEG/PNG/GIF/HEIC/HEIF) |
| 社内ノート | 社内向けメモ。報告書には印刷されません |
最後のステップで 送信 ボタンを押すと、報告書を保存します。
目視調査 はテンプレート設定で「目視調査を表示する」を有効にしている場合のみ表示されます。詳しくは「報告書テンプレートを管理する」をご覧ください。
作業面の 完了 は、その画面内の編集を確定する操作です。報告書全体をクラウドへ保存するには、最後のステップまで進み 送信 を押してください。
送信後の画面
保存に成功すると 報告書詳細画面 が開きます。A4 1 ページ形式で、お客様向けに整ったレイアウトでプレビューできます。
この画面から以下の操作が行えます。
ステータスを変更する
画面左上の 報告済 チップをクリックすると、報告書のステータスを変更するメニューが開きます。
| ステータス | 用途 |
|---|---|
| 報告済 | 報告書を作成した直後の初期状態 |
| 送付済み | お客様に送付済み (PDF メールや郵送) を記録 |
| 完了 | 一連の対応が完了 |
| 作業完了に戻す | 「施工が完了」状態に戻す (報告書削除ではない) |
| 一時停止 | 何らかの理由で対応保留 |
顧客署名・顧客不在を記録する
- 顧客署名 — タブレットで現場でお客様に署名いただく場合のフロー
- 顧客不在 — お客様が不在で署名を取れなかった場合の記録
PDF・メール送信・編集
右上の 編集・出力 メニューから操作します。
| 項目 | 動作 |
|---|---|
| 編集 | 報告書を編集モードで開く (上記 2 画面のフロー) |
| PDFダウンロード | 報告書を PDF として保存 (詳しくは「報告書を PDF・メールで送付する」) |
| メール送信 | お客様に PDF をメール送付 (承認後にのみ送信可能) |
| 再作成 | 元の施工内容を再取り込みして報告書を再作成 |
| ファイルを追加 | 報告書とは別に追加ファイルを添付 |
承認申請
右上の 承認未申請 ボタンから承認フローを開始します。詳しくは「報告書の承認」をご覧ください。
案件設定で適用テンプレートを確認
報告書のレイアウトや表示項目は 報告書テンプレート で決まります。報告書詳細画面の上部に「適用テンプレ: 〇〇 (会社デフォルトなど)」と表示されており、リンクをクリックするとテンプレート設定画面に遷移できます。
詳しくは「報告書テンプレートを管理する」をご覧ください。
報告書を後から開く
サイドバーの 予定 → 報告書 から、報告書一覧にアクセスできます。ステータスや遅延状況で絞り込み可能です。施工詳細ページから直接 報告書編集 ボタンで開くこともできます。
関連
- 施工内容を作成する — 報告書のベースになる作業指示
- 報告書を PDF・メールで送付する — お客様提出と社内保管
- 報告書の承認 — 監督者の承認フロー
- 報告書テンプレートを管理する — レイアウトとセクションの ON/OFF
- 資材使用量を入力する — 数量と単位の入力
- ゴキブリ指数を報告書に表示する — 捕獲データから指数を表示