報告書を作成する
報告書は 施工内容 をベースに、施工日時・担当者・コメント・写真などを加えて仕上げる書類です。仕上がった報告書はその場で PDF ダウンロード、メール送信、顧客署名、社内承認に進めます。
前提: 報告書を作成する施工と、その施工に紐づく 施工内容 があること
アクセス方法
施工詳細ページの右上にある 報告書作成 ボタンをクリックします。
すでに作成済みの場合、同じボタンが 報告書編集 に切り替わります。
入力の流れ
報告書作成は 2 つの画面 に分かれています。
画面 1: 施工内容
施工内容で記録したマーカー (トラップ・設置機器・薬剤処置・資材設置・メモ・写真) がそのまま転記されています。内容を確認し、必要があれば 編集 ボタンから 施工内容画面 と同じ編集機能で修正します。
右下の 次へ で画面 2 に進みます。修正が不要な場合は 編集しない をクリックしても同じく次へ進めます。
画面 2: 基本情報・コメント・写真
施工の事務的な情報をまとめて入力します。
| セクション | 内容 |
|---|---|
| 基本情報 | 施工名・施工開始日時・施工終了日時・担当者 (営業所機能と承認が有効な場合は監督者も表示) |
| 目視調査 | 対象種ごとの生息状況・確認場所を行で追加 (生息状況マスタ の段階から選択) |
| コメント・提案 | お客様向けのコメントと改善提案。それぞれ 定型文 から選択可 (設定 → コメント・提案定型文) |
| 写真 | ドラッグ＆ドロップ or 画像を選択。最大 10 ファイル、1 ファイル 30MB まで (JPEG/PNG/GIF/HEIC/HEIF) |
| 社内ノート | 社内向けメモ。報告書には印刷されません |
最後に右下の 送信 ボタンで報告書を保存します。
目視調査 はテンプレート設定で「目視調査を表示する」を有効にしている場合のみ表示されます。詳しくは「報告書テンプレートを管理する」をご覧ください。
送信後の画面
保存に成功すると 報告書詳細画面 が開きます。A4 1 ページ形式で、お客様向けに整ったレイアウトでプレビューできます。
この画面から以下の操作が行えます。
ステータスを変更する
画面左上の 報告済 チップをクリックすると、報告書のステータスを変更するメニューが開きます。
| ステータス | 用途 |
|---|---|
| 報告済 | 報告書を作成した直後の初期状態 |
| 送付済み | お客様に送付済み (PDF メールや郵送) を記録 |
| 完了 | 一連の対応が完了 |
| 作業完了に戻す | 「施工が完了」状態に戻す (報告書削除ではない) |
| 一時停止 | 何らかの理由で対応保留 |
顧客署名・顧客不在を記録する
- 顧客署名 — タブレットで現場でお客様に署名いただく場合のフロー
- 顧客不在 — お客様が不在で署名を取れなかった場合の記録
PDF・メール送信・編集
右上の 編集・出力 メニューから操作します。
| 項目 | 動作 |
|---|---|
| 編集 | 報告書を編集モードで開く (上記 2 画面のフロー) |
| PDFダウンロード | 報告書を PDF として保存 (詳しくは「報告書を PDF・メールで送付する」) |
| メール送信 | お客様に PDF をメール送付 (承認後にのみ送信可能) |
| 再作成 | 元の施工内容を再取り込みして報告書を再作成 |
| ファイルを追加 | 報告書とは別に追加ファイルを添付 |
承認申請
右上の 承認未申請 ボタンから承認フローを開始します。詳しくは「報告書の承認」をご覧ください。
案件設定で適用テンプレートを確認
報告書のレイアウトや表示項目は 報告書テンプレート で決まります。報告書詳細画面の上部に「適用テンプレ: 〇〇 (会社デフォルトなど)」と表示されており、リンクをクリックするとテンプレート設定画面に遷移できます。
詳しくは「報告書テンプレートを管理する」をご覧ください。
報告書を後から開く
サイドバーの 予定 → 報告書 から、報告書一覧にアクセスできます。ステータスや遅延状況で絞り込み可能です。施工詳細ページから直接 報告書編集 ボタンで開くこともできます。
関連
- 施工内容を作成する — 報告書のベースになる作業指示
- 報告書を PDF・メールで送付する — お客様提出と社内保管
- 報告書の承認 — 監督者の承認フロー
- 報告書テンプレートを管理する — レイアウトとセクションの ON/OFF