報告書を PDF・メールで送付する
報告書詳細画面から、PDF のダウンロード、お客様へのメール送信、追加ファイルの添付などができます。送付内容のレイアウトは 報告書テンプレート で決まります。
アクセス方法
報告書詳細画面の右上にある 編集・出力 ボタンをクリックします。
| 項目 | 動作 |
|---|---|
| 編集 | 報告書を編集モードで開く |
| PDFダウンロード | PDF を生成してダウンロード |
| メール送信 | お客様に PDF メールを送信 (承認後に送信可能) |
| 再作成 | 元の施工内容を再取り込みして報告書を再作成 |
| ファイルを追加 | 報告書とは別に追加ファイルを添付 |
PDF をダウンロードする
編集・出力 → PDFダウンロード を選択すると、ブラウザ経由で PDF が生成されダウンロードが始まります。
お客様の署名・不在確認
報告書を PDF にする前に、PICO は お客様の署名 か 顧客不在 のどちらかを記録するよう促します。両方が未記録のままダウンロードしようとすると、確認ダイアログが出ます。
| 操作 | 動作 |
|---|---|
| 戻る | 戻ってから先に 顧客署名 か 顧客不在 を記録する |
| 続行 | 自動で 顧客不在 として記録した上で PDF ダウンロードに進む |
顧客署名を取れた場合は、報告書詳細左上の 顧客署名 ボタンからタブレットで現場サインをいただきます。署名後はこのダイアログは表示されません。
メールで送付する
編集・出力 → メール送信 からお客様に PDF をメール添付で送付できます。
メール送信は承認後にのみ実行可能 です。承認フローを使っている場合、まず 承認未申請 ボタンから承認申請して承認をもらってください。詳しくは「報告書の承認」をご覧ください。
送付画面の項目
| 項目 | 説明 |
|---|---|
| 宛先 | 顧客・元請・施工場所に登録されたメールアドレスから候補が表示。任意のアドレスも追加可 |
| CC | カーボンコピー先 |
| 差出人・返信先 | ユーザー個人 / 会社 / 営業所のいずれか |
| 件名 / 本文 | デフォルト文がプリセット。必要に応じて編集 |
| 添付ファイル | 報告書 PDF / 写真 PDF / 手動追加ファイル |
写真 PDF
施工写真を別 PDF にまとめて添付できます。写真が多い報告書では、レイアウトを写真専用 PDF に分けることで本体 PDF が読みやすくなります。
PDF・メールに含まれる内容
PDF とメール添付に含まれる項目は 報告書テンプレート で制御します。標準で含まれるのは以下です。
- 会社情報 (ロゴ・住所・登録番号)
- 顧客・施工場所情報
- 担当者・(承認設定時は) 監督者
- 施工日時
- 図面とマーカー配置図
- トラップ / 設置機器 / 薬剤処置 / 資材設置 / メモ / 写真の一覧表
- 目視調査結果
- コメント・改善提案
- 次回施工予定
- 顧客署名欄
各セクションは 報告書テンプレート の設定で表示 ON/OFF・順序を変更できます。詳しくは「報告書テンプレートを管理する」をご覧ください。
送付履歴を確認する
過去に送信したメールの履歴は、報告書詳細の メール送信詳細 ボタンから確認できます (送信履歴がある報告書のみ表示)。送付日時・宛先・件名・本文が記録されます。
送付履歴は PICO 側の 送信試行の記録 です。実際に届いたかどうかは相手のメールサーバー側に依存するため、PICO 内では確認できません。
メールが届かないとき
「相手から『届いていない』と言われた」「迷惑メールに振り分けられた」場合は、以下を確認してください。
差出人情報
PICO から送信されるメールの差出人は次の形式です。
- 差出人:
[差出人名] <noreply@pi-co.app>— 差出人名は送付フォームで指定したユーザー氏名 - 返信先: 送付フォームで選択したメールアドレス (ユーザー個人 / 会社 / 営業所)
pi-co.app ドメインは SPF / DKIM 認証済み ですが、相手のメールサーバーやフィルタ設定によっては迷惑メール扱いになることがあります。
相手側で確認してもらうこと
- 迷惑メール (スパム) フォルダ を確認する
- プロモーション / お知らせ などのタブを確認する (Gmail など)
pi-co.appドメインを 受信許可リスト に追加する
再送する
PICO には専用の再送ボタンはありません。編集・出力 → メール送信 から同じ宛先で再度送信してください。
- 件名・本文はデフォルトが再度自動入力されるので、必要に応じて編集
- 件名に「【再送】」を付けると相手にも分かりやすくなります
それでも届かない場合
PICO サポートまでお問い合わせください。送付履歴のスクリーンショット、送信した日時、宛先を教えていただけるとスムーズに対応できます。
報告書テンプレートで表示項目をカスタマイズ
PDF・メール送信に含まれるセクションは、設定 → 報告書テンプレート で作成・編集するテンプレートで制御します。テンプレートは:
- 会社デフォルト — 会社全体の標準
- 顧客ごと — 特定顧客向けのレイアウト
- 案件ごと — 特定案件向けのレイアウト
の 3 階層で優先適用されます。詳しくは「報告書テンプレートを管理する」をご覧ください。
関連
- 報告書を作成する — 報告書の作成フロー
- 報告書の承認 — メール送信前の承認フロー
- 報告書テンプレートを管理する — PDF レイアウトとセクションの ON/OFF