入金を記録する
お客様から入金を確認したら、請求書のステータスを 入金済み に更新します。記録した入金日と入金額は会計連携や売上集計の基礎データになります。
入金を記録する方法
請求一覧から記録する
請求一覧で 送付済み または 期限超過 ステータスの行には、入金列に 入金済みにする ボタンが直接表示されます。
ボタンをクリックすると入金日設定ダイアログが開きます。
| 項目 | 説明 |
|---|---|
| 入金日 | デフォルトは今日。実際の入金日に修正可能 |
入金済みにする ボタンで確定。請求書のステータスが 入金済み に変わります。
請求書詳細から記録する
請求書詳細画面でも、左上の ステータスチップ から 入金済み を選んで同じダイアログを開けます (どちらの導線でも同じ入金日ダイアログが出ます)。
期限超過の請求書を管理する
支払期限を過ぎてまだ入金されていない請求書は 期限超過 として赤いチップで表示されます。一覧と詳細のどちらでも同じ表示ルールで判定されるため、見た目が食い違うことはありません。
請求一覧の 期限超過 タブで一覧確認できます。
| 確認できること | 説明 |
|---|---|
| 期限超過日数 | 何日過ぎているか (一覧の行情報) |
| 請求金額 | 未回収額 |
| 入金済みにするボタン | 入金確認できたらすぐ更新 |
期限超過のフォローアップ後、入金が確認できたら 入金済みにする で更新します。
期限超過 は表示上の状態で、内部のステータスは 送付済み のままです (支払期限を今日と比較して PICO が自動判定)。手動で「期限超過」を解除する必要はありません: 入金記録するか、支払期限を延長すれば自動で表示が戻ります。
支払期限を延長する
お客様との交渉で支払期限を延ばしたい場合は、送付済み または 期限超過 の請求書から支払期限を後ろにずらせます。
操作手順
- 請求書詳細を開く
- 右上の 三点メニュー から 支払期限を延長 を選択
- ダイアログで新しい支払期限を入力
- 延長する ボタンで確定
延長後は新しい支払期限が請求書情報に反映され、PDF やプレビューにも反映されます。
延長のルール
| 条件 | 動作 |
|---|---|
| 元の支払期限より 後の日付 | ✓ 延長可能 |
| 元の支払期限より 前の日付 | × エラー (前倒しはできません) |
| 同じ日付 | × 変更にならないため拒否 |
前倒しはできません: 支払期限を早めると、お客様の支払い計画を一方的に変更することになるため、PICO では延長のみを許可しています。早める必要がある場合は、訂正請求書を発行して新しい支払期限で再発行してください。
期限超過状態からの延長
期限超過 の請求書を延長すると、新しい支払期限が今日より後の日付であれば期限超過の赤チップが外れ、通常の 送付済み 表示に戻ります。
入金を取り消す
誤って入金記録してしまった場合、入金済みの請求書からステータスを 送付済み に戻せます (入金解除)。
- 請求書詳細を開く
- 左上の 入金済み ステータスチップをクリック
- ステータスメニューから 送付済み を選ぶ
入金日の記録は削除されます (再度記録する場合は同じ手順で 入金済み に戻して入金日を入力)。
戻せるのは「送付済み」だけ です。期限超過は表示上の状態 (支払期限が過ぎている送付済み請求書) なので、送付済みに戻した時点で支払期限を今日と比較し、必要に応じて自動で期限超過の赤チップが付きます。
入金状況の一覧
請求一覧上部のタブで状況を素早く確認できます。
| タブ | 内容 | 主な業務 |
|---|---|---|
| すべて | 全状態の請求書 | 全体把握 |
| 下書き | 未送付の請求書 | 送付前のレビュー |
| 送付済み | 送付済みで入金待ち | 入金フォローアップ |
| 入金済み | 入金完了 | 売上確定 |
期限超過は 送付済み タブの中で赤チップ表示されます (専用タブはありません)。
部分入金や分割入金
現在の PICO では 1 請求書 = 1 入金記録 のシンプルなモデルです。分割入金は未対応のため、以下の運用がおすすめです。
- 分割が事前に分かっている場合: 請求書を分割して複数発行する
- 一部入金後に残額を別請求にする場合: 入金分の額で新規請求書を作って入金記録、残額分は元の請求書のままにしておく
部分入金の正式対応は機能改善要望リストに入っています。現状の運用では「金額を正確に揃えた請求書を分けて発行」をご検討ください。